Administrás productos, ventas y stock en ventanas movibles, con permisos por rol y un menú que arma cada persona.
FICHA Nº 07 — Administrar
Presupuestos
Cotizaciones con tu marca, en pesos o dólares, que se convierten en venta con revisión de precio y stock.
Cotizar aparte no garantiza que el precio siga en pie
Armar un presupuesto fuera del sistema significa calcular los impuestos a mano, llevar la numeración en una planilla y confiar en que nadie repita un número. Cuando las propuestas quedan repartidas entre documentos y mensajes, cuesta saber cuál se envió, cuál sigue esperando respuesta y cuál se perdió en el camino. Y si el cliente acepta días o semanas después, alguien carga la venta otra vez desde cero, sin ninguna señal de que el precio cotizado y el stock que había entonces sigan siendo los de hoy.
La propuesta sale con la identidad de tu comercio
Elegís los productos y las cantidades, y el presupuesto se arma con el logo, el nombre y los datos de tu comercio. Lo imprimís directo desde el navegador o lo descargás como archivo, con un nombre que ya trae el número de presupuesto, el cliente y la fecha, así ordenarlos después no depende de que alguien lo renombre bien. También decidís qué muestra el documento: si aparecen los precios, si el impuesto se discrimina y si cada producto lleva su foto, o si preferís una propuesta más austera.
Pesos o dólares, con la cotización guardada en la propuesta
Cotizás en pesos o en dólares. Cuando elegís dólares, ves el valor del día como referencia y decidís si lo usás tal cual o lo ajustás a mano; ese valor queda guardado dentro del presupuesto, de modo que el documento conserva la cotización con la que se emitió aunque el tipo de cambio se mueva después. Cada producto lleva su propia alícuota de impuesto, al 21% o al 10,5%, y el presupuesto calcula el subtotal y el importe que corresponde a cada línea sin que copies totales de una planilla.
Recargos, descuentos y numeración propia de tu empresa
Además de los productos, agregás campos propios que suman o restan del total: un recargo por financiación, un descuento por pronto pago, un costo de envío. Cada uno lo definís como monto fijo o como porcentaje, con el nombre que uses con tus clientes, y el total se recalcula solo. La numeración es automática y propia de cada empresa: el presupuesto nuevo toma el número siguiente al último de esa empresa, y el sistema no admite que dos propuestas de la misma empresa compartan número.
Los estados que usa tu equipo, no una lista cerrada
Una propuesta nace pendiente y la vas moviendo: enviada, aprobada, rechazada. Esos son los estados de fábrica, y además creás los tuyos, con nombre y descripción, según cómo trabaja tu equipo —una etapa de revisión interna, una espera por respuesta del cliente, lo que tu operación necesite. Cada cambio de estado admite una nota, y el historial guarda qué estado había antes, cuál quedó, quién lo cambió y cuándo, así retomar una conversación de la semana pasada no depende de la memoria de nadie.
Antes de confirmar, la revisión de precio y stock
Una propuesta pudo armarse hace semanas. Al convertirla en venta, el sistema vuelve a mirar el stock disponible y el precio vigente de cada producto y te avisa cuando algo cambió, con el detalle de qué producto quedó corto de stock y cuál se movió de precio. Así no confirmás una venta que no podés cumplir, ni a un valor distinto del que rige hoy. Con esa información a la vista decidís: ajustar la propuesta, hablar con el cliente o seguir adelante sabiendo exactamente qué cambió desde que cotizaste.
La conversión completa los datos que faltan
El mismo paso que convierte la propuesta en venta te deja cargar los datos de entrega, sumar los de facturación cuando hacen falta y asignar el vendedor que corresponde, sin volver a cargar los productos que ya cotizaste. Actualizar el stock viene activado por defecto y podés desactivarlo si esa venta la vas a registrar por otro lado. Al confirmar, la venta queda en el mismo circuito que las demás, con su comprobante disponible cuando la operación lo necesita.
El asistente te abre la sección de presupuestos
Cuando no recordás dónde está la pantalla, el asistente te ofrece el acceso directo a presupuestos y al alta de una propuesta nueva, y entiende el pedido aunque lo llames cotización. El clic lo hacés vos. No responde cuántas propuestas quedaron pendientes ni qué cotizaste para un cliente puntual: esos datos los mirás en el listado, que trae los estados, el historial y los importes completos de cada propuesta.
Documentos para compartir por tu canal habitual
La propuesta se imprime desde el navegador o se descarga como archivo con el número y el cliente en el nombre, y la compartís vos por el canal que ya usás con ese cliente. Lo que todavía no incluye es el envío desde el sistema por correo o por mensajería: hoy el camino es descargar o imprimir. Este servicio organiza las cotizaciones y su conversión en venta; la emisión de comprobantes fiscales vive en Facturación Electrónica, y la contabilidad general del negocio queda fuera de su alcance.
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